Складські залишки в Shopify: облік, стани залишків, продаж за нульового запасу і кілька локацій

«У магазині написано, що лишилось 3, а на полиці порожньо». Або навпаки: товар закінчився, але його й далі мають замовляти. Обидва випадки зводяться до тих самих налаштувань в адмінці Shopify, а вони розкидані по кількох місцях. У цій статті розповідаю, що про це каже довідка Shopify (Help Center), для продавців без технічного бекґраунду.

Спершу про межі

Усе тут узято з довідки Shopify станом на жовтень 2026. Меню й функції змінюються, тож перевіряйте свою адмінку. Цін на застосунки чи розробку не називаю. Скільки страхового запасу підходить вашому асортименту і коли дозамовляти, то рішення бізнесу, а не тема довідки. Стаття лише про технічну сторону. Назви меню взято з англійського інтерфейсу.

Які товари обліковувати

Довідка радить спершу вирішити, що ви взагалі рахуєте. Типові випадки: фізичні товари, товари в обмеженій кількості, товари, які ви дозамовляєте, і товари, що продаються в магазині через Shopify POS. Не обов’язково вести облік, за довідкою, для цифрових товарів, послуг, товарів під замовлення й подарункових карток, докладніше в статті Подарункові картки в Shopify. У дропшипінгу можна вести облік у Shopify або скористатися застосунком для дропшипінгу.

Як увімкнути облік залишків

Облік налаштовується для кожного товару (якщо є варіанти, то для кожного варіанта):

1. В адмінці відкрийте Products і виберіть товар або варіант.
2. У розділі Inventory увімкніть Track quantity.
3. У полі Available введіть кількість і збережіть.

Кількості можна вносити по одній, у масовому редакторі (bulk editor) або через імпорт CSV. Якщо точного числа ще немає, довідка радить внести приблизну оцінку й виправити після першого перерахунку. Для перевірки подивіться кількості в Products > Inventory. Довідка також пропонує зробити тестове замовлення і скасувати його, щоб побачити, чи повертаються залишки.

Про CSV для самого каталогу товарів: Імпорт товарів у Shopify через CSV.

Стани залишків: On hand, Available, Committed та інші

Shopify рахує не одне число. За довідкою є п’ять станів, їх видно на сторінці Inventory і на сторінках товару та варіанта. Для цього облік має бути ввімкнений.

• Available: можна продавати.
• Committed: одиниці, зарезервовані під невиконані замовлення, чернеткові замовлення (draft orders) або переміщення зі статусом «готове до відправки».
• Unavailable: одиниці, які відклали застосунки чи ви самі, наприклад через пошкодження, контроль якості або як страховий запас. Перенести їх туди з Available можна коригуванням.
• On hand: сума Committed, Unavailable і Available.
• Incoming: на шляху через переміщення, замовлення постачальнику (purchase orders) або застосунки. Не продається, доки товар не прийнято, після чого стає Available.

Приклад із довідки: 10 committed, 6 unavailable і 4 available дають 20 on hand. Якщо змінити On hand, Available зміниться на ту саму кількість, і навпаки. Застосунки можуть використовувати й інші стани, наприклад для страхового запасу.

Що буде, коли товар «закінчився»

За довідкою, «закінчився» означає, що товар обліковується, а кількість нульова або менша. За замовчуванням покупці тоді не можуть його купити, його не додати в кошик (Stop selling when out of stock).

Це можна змінити через Continue selling when out of stock у розділі Inventory товару. Довідка називає причини: передзамовлення, товар скоро надійде, спершу продати, потім замовити, або магазин, що не веде реальної кількості. Опцію можна вибрати, лише коли ввімкнено Inventory tracked. Як це виглядає для передзамовлень: Передзамовлення в Shopify.

Три моменти з довідки, які часто дивують:

• Налаштування не діє в Shopify POS. Там співробітники можуть продавати до нуля й нижче, а POS попереджає їх заздалегідь.
• За кількох локацій товар може показуватися онлайн як відсутній, хоча залишки є: коли локація, що виконує онлайн-замовлення, на нулі або нижче, а локація без онлайн-відправок має одиниці. Рішення за довідкою: додати залишок на локацію, що виконує замовлення.
• Товари із застосунку для дропшипінгу можуть показуватися як відсутні, якщо в локації застосунку немає тарифів доставки.

Як приховати товари, що закінчились

За замовчуванням товар, якого немає в наявності, лишається видимим. Довідка описує чотири способи його приховати:

• Колекції: додати умову Inventory stock «is greater than» 0 разом із Match all conditions. З «any condition» не працює. Облік має бути ввімкнений.
• Стандартна колекція «Catalog» (/collections/all): спершу перекрити її власною колекцією, потім задати ту саму умову.
• Застосунки для керування залишками з App Store, деякі приховують товари автоматично.
• Shopify Flow: шаблон Publish and unpublish products based on inventory level або власний робочий процес із тригером Product variant inventory quantity changed.

Коли товар надходить знову, він повертається в колекції. Сторінка, яку я читав, нічого не каже про те, чи доцільно приховувати з погляду пошукових систем. Це окреме питання.

Коригування кількості й історія змін

Кількості змінюють на сторінці Inventory (Available і On hand) або на сторінках товару й варіанта (Available і Total). Є два методи:

• Set to: ви вводите точне число, наприклад після перерахунку.
• Adjust by: ви додаєте або віднімаєте, наприклад для товару від постачальника, пошкодженого, втраченого чи простроченого товару або щоб перенести одиниці в Unavailable.

Зміни зберігаються не одразу: спершу ви позначаєте їх як очікувані, потім зберігаєте. Якщо піти зі сторінки раніше, вони втратяться. За бажанням можна вказати причину (Add reason).

Кожна зміна потрапляє в історію коригувань. За довідкою, там видно, хто, коли і як змінив кількості: ви, співробітник, застосунок чи канал продажу. Є два обмеження: видно лише останні 180 днів, а для товарів із варіантами по одному варіанту. Для старіших даних довідка вказує звіт Inventory adjustment changes.

Перерахунок (Stock counts)

У Inventory > Stock counts ви створюєте перерахунок для локації й обираєте товари. Команда рахує зі сканером штрихкодів або вручну, пораховану кількість порівнюють з On hand у Shopify, а менеджер може перевірити й затвердити. Підсторінки про створення й виконання перерахунку я детально не читав, тож тут варто зазирнути в довідку.

Великі обсяги через CSV

Для багатьох змін одразу Shopify пропонує експорт і імпорт кількостей у CSV. Експорт може охоплювати одну локацію або всі. Довідка розрізняє два формати:

• All states (рекомендований довідкою): один рядок на локацію зі стовпцями для всіх станів. За довідкою, цей формат захищає від випадкового перезапису, а стовпці на кшталт Committed не редагуються.
• Available: простіший, лише доступні кількості, без такого захисту.

Кілька локацій і застосунки

Якщо локацій більше однієї (склад, магазин, партнер), довідка каже:

• Залишки ведуться окремо по локаціях. Нові товари автоматично призначаються всім локаціям з кількістю 0.
• Товар має бути активним щонайменше в одній локації, щоб його можна було продавати. Активація чи деактивація в локації не змінює кількостей.
• Не можна зняти товар із запасу в локації, де є невиконані замовлення або активні переміщення для нього.
• Локації, що не виконують онлайн-замовлень, входять у загальний запас, але не в кількість, яку покупці бачать онлайн.
• Нова локація починається без залишків. Якщо в локації кількість записана, а товар там не активний, Available показує риску.
• Яка локація отримає замовлення, визначає маршрутизація замовлень (order routing). Для термінових замовлень чи за проблем із синхронізацією локацію можна змінити.
• Застосунки виконання замовлень (дропшипінг, логістичні партнери, друк на вимогу) можуть керувати залишками того самого товару поряд із вашими локаціями.

Для масового редактора довідка називає до 50 товарів за раз, а для каталогів понад 100 товарів шлях через CSV. Про саму доставку: Налаштування доставки в Shopify.

Чого довідка тут не пояснює

Сторінки, які я читав, нічого не кажуть про те, скільки страхового запасу підходить вашому асортименту, коли дозамовляти і як оцінювати попит. Яка схема обліку підійде вашому магазину, теж залежить від асортименту й процесів. Підключення системи складського обліку чи ERP лишається поза межами довідки, як і вартість. З юридичного боку щодо термінів доставки й позначок наявності запитайте юриста. Більше про обов’язкові тексти: Політики магазину Shopify.

Приклади з практики

Серед моїх опублікованих проєктів немає випадку, де я налаштовував би складський облік магазину, і я його не вигадую. Найближчий до теми Elanora Skin: у межах постійної підтримки я додав власну логіку back-in-stock через Klaviyo API. Вона стосується утримання клієнтів, а не обліку залишків в адмінці. Цифри в адмінці зазвичай веде сам продавець.

Перед початком: чекліст

1. Які товари обліковуються, а які ні (цифрові, послуги, подарункові картки)?
2. Чи ввімкнено Track quantity для всіх облікових товарів і варіантів?
3. Чи правильні початкові кількості, чи є перерахунок як точка відліку?
4. Що має статися на нулі: Stop selling чи Continue selling, і чи це свідомо для передзамовлень?
5. Чи мають товари, що закінчились, лишатися видимими, чи їх приховати?
6. Хто може змінювати кількості, і чи вказується причина коригувань?
7. За кількох локацій: яка локація виконує онлайн-замовлення і чи є на ній залишок?
8. Чи перевірили ви тестовим замовленням, що залишок зменшується і після скасування повертається?

Коли допомагає розробник

Базові налаштування ви робите самі. Допомога доречна, коли кількості треба перенести з іншої системи, коли колекції й тема мають коректно поводитися з товарами, що закінчились, коли роблять листи back-in-stock або власний показ «лишилось X шт.», коли підключають склад чи ERP через API або коли кілька локацій і застосунків виконання мають працювати разом. Суміжні теми: Адаптація теми Shopify і Бандли Shopify. Після цього налаштування належить до постійної підтримки, див. Супровід магазину Shopify.

Часті запитання

Чи треба вести облік для кожного товару? Ні. За довідкою, цифрові товари, послуги, товари під замовлення й подарункові картки часто працюють без обліку.

Яка різниця між Available і On hand? On hand це сума Committed, Unavailable і Available. Available це частина, яку покупці можуть купити.

Чи можна продавати далі на нулі? Так, через Continue selling when out of stock, якщо облік увімкнено. У Shopify POS налаштування не діє.

Як довго видно історію змін? В адмінці останні 180 днів на товар чи варіант. Для старіших даних є звіт Inventory adjustment changes.

Чи можна приховати товари, що закінчились? Так, через умови колекцій, застосунки або Shopify Flow. Облік має бути ввімкнений.

Скільки коштує налаштування? Це залежить від обсягу. Сум тут не називаю.

Як справи з вашим магазином?

Надішліть мені адресу вашого магазину для безкоштовної перевірки. Я дивлюся на те, що видно ззовні: швидкість завантаження, застосунки в коді сторінок, побудову сторінок, і розповідаю, що впадає в око. Я працюю лише з публічно видимими даними, без доступу до вашого облікового запису. Що ще я роблю для магазинів, читайте в розділі Послуги.

Читайте також: Передзамовлення в Shopify · Імпорт товарів у Shopify через CSV · Налаштування доставки в Shopify · Варіанти товару в Shopify

Kiril Karatitsyn, Shopify-розробник у Німеччині